Portra / Getty Images
De fleste organisationer, der har mere end en håndfuld mennesker, har brug for en stærk kommunikationsstrategi for både intern og ekstern kommunikation. Uanset om det er underretninger om ændringer af politik, daglige procedurer eller noget under solen, skal medarbejderne vide om vigtige ting.
Dette inkluderer også at udvikle en plan for et kontorflytning og udvikle en checkliste, der flytter.
Selvom du måske tror, at der er så mange trin til planlægning i et kontor, at du ikke har tid til endda at overveje kommunikation, skal du virkelig tage en dag eller to for at oprette en fast strategi, der holder både medarbejdere og dine kunder opmærksomme. af de kommende ændringer.
Det er meget vigtigt, at du ønsker at holde dine medarbejdere direkte involveret i flytningen, da de sandsynligvis vil være mest påvirket af flytningen.
Vigtige interne meddelelser
De vigtigste meddelelser skal omfatte timing, pakning, kontorluk, nyt kontorlayout og detaljer om det nye sted.
- Tidslinje: Sørg for, at du viser alle de vigtigste trin i flytningen, så alle ved, hvad de kan forvente, og hvornår. Pakkevejledning: Giv personalet instruktioner om, hvordan de pakker deres kontorer eller aflukke til flytningen. Dette bør omfatte, hvor man kan få emballagemateriale, hvad de er ansvarlig for pakning og frister. Avanceret meddelelse om kontorlokaler: Under flytningen skal du muligvis lukke kontoret for at muliggøre den endelige pakning og flytning af kontorudstyr og møbler. Sørg for, at dit personale er opmærksom på disse datoer, og hvis og hvordan virksomheden fortsætter under flytningen, og hvordan dette vil påvirke deres arbejdsplan og arbejdsbyrde. Ny kontorplan: Personalet vil tidligt vide, hvordan det nye rum ser ud, og hvordan kontorer vil blive oprettet. Vil de stadig have deres egen plads, eller er de nu i en aflukke eller åben grundplan? Sørg for at oprette en måde at informere personalet om, hvordan deres arbejdsområde kan ændre sig. Den nye placering, parkering og pendlingsindstillinger: Giv personalet al den information, de har brug for, om det nye sted, så de kan forberede transport til det nye rum.
Måder at kommunikere mål til personalet
Den måde, du leverer beskeden på, skal bestemmes af den type meddelelse, den er. For eksempel kan tidslinjen let leveres via dit virksomheds intranet; der henviser til, at kontorlokaler bedst kan præsenteres på et personalemøde for at sikre, at der kan stilles spørgsmål og besvares.
- Intranet: For de virksomheder eller organisationer, der har et intranet, er dette normalt den bedste platform for de fleste meddelelser. Det muliggør nemme opdateringer til filer og information, der kan nå alle ansatte. Personlige møder: Uanset hvad budskabet er, er personalemøder et godt sted at offentliggøre og give personalet mulighed for at have en fuldstændig diskussion. Du kan også bruge mødetid til at gennemgå, hvordan informationerne vil blive formidlet, så personalet ved, at de bliver holdt informeret. E-mail: Selvom e-mail er let, er det ikke altid den bedste måde at videresende information på. Du ønsker ikke at sende så mange e-mails, at folk ikke kan finde oplysningerne, når de har brug for dem. Hvis du bruger e-mail, skal du sørge for, at du kun bruger den til at lade folk vide, hvor de kan få informationen. Almindelige mapper: Hvis du ikke har et intranet, skal du oprette en fælles mappe på et netværksdrev, som alle kan få adgang til. Opslagstavle: Du kan bruge et fysisk rum til at sende oplysninger. Folk kan kontrollere det ofte, og det giver også et sted, hvor folk kan samles og diskutere deres bekymringer.
