Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
E-mail er en af de primære måder, folk sender skriftlig kommunikation nu på, og det er ikke sandsynligt, at den nogensinde vil ændre sig. Det er let, hurtigt og kræver ikke et stempel.
Borte er de dage, hvor du skal vente en uge eller mere på et brev eller et svar i mailen. Det er ikke nødvendigt at foretage nødkørsler til postkontoret for at veje dine konvolutter og hente nok frimærker til regninger og breve. Faktisk har mange mennesker aldrig engang adresseret en konvolut eller sendt et brev gennem det amerikanske postkontor.
E-mail er blevet en af de nemmeste og hurtigste måder at kommunikere både personligt og i erhvervslivet. Dette er blevet et sådant fænomen, at den stadig tillidelige United States Postal Service kæmper for at finde måder at forblive i erhvervslivet.
Det er ikke nogen overraskelse, at e-mailetikette, ofte benævnt Netiquette, er et varmt emne for den aktuelle kultur. E-mails sendes hver dag af et bredt afsnit af den amerikanske befolkning. De fleste virksomheder bruger e-mail til at kommunikere med medarbejderne hele dagen. Næsten hver husstand har mindst en computer med internetadgang, og inden for disse husstande er mødre, far, børn, teenagere og måske endda bedsteforældre, hvor alle eller de fleste af disse modtager og sender e-mails.
Vi lever i et mikrobølgeovn, internetdrevet samfund, og ingen ønsker at tage sig tid til at skrive et langhåndsbrev, selvom det er så meget mere intimt og personligt. Der er stadig mange omstændigheder, hvor e-mailen fungerer bedre end snail mail. Her er nogle etikette doser og don'ts at huske på, når du komponerer e-mail notater.
- Forberede. Før du begynder at skrive en e-mail, uanset om det er en første note eller et svar, skal du spørge dig selv, hvad det er, du gerne vil kommunikere. Kort sagt, hvad er dit formål med at skrive? Når du ved det, kan du læse den udfyldte e-mail, før du sender den ud for at sikre dig, at du har nået dit mål. Hvis det gør karakteren, så send den; Hvis teksten er forvirrende, hård eller uklar, skal du måske begynde igen. Kommunikere. Husk, at du kommunikerer med en rigtig person, der vil modtage denne mail. Med det i tankerne skal du henvende dig til personen ved navn og være respektfuld. Hvis dette er et svar på en modtaget e-mail, skal du tage dig tid til at adressere eventuelle spørgsmål eller anmodninger tidligt i noten. Træk vejret. Vi har alle på et eller andet tidspunkt været skyldige i at miste vores ro. Hvis du modtager en e-mail, der irriterer eller irriterer dig, skal du ikke svare venligt. Tag hovedvejen, og svar enten kun for at bekræfte modtagelse eller tage noget tid, før du svarer, så du kan roe ned og svare med en gennemtænkt besked. Du vil aldrig svare på en e-mail (eller anden form for kommunikation) i vrede. Når vi er vrede, har vi en tendens til at sige (eller skrive) ting, som vi enten ikke mener eller ikke har brug for at sige. Husk, at når din e-mail bliver sendt, er den derude for evigt. Vær gennemsigtig. Din emnelinje skal være en sand gengivelse af, hvorfor du kontakter modtageren. Brug sætninger, der vedrører emnets post. Dette gælder, uanset om du skriver en forretnings- eller personlig e-mail. Hvis du f.eks. Skriver en e-mail til din mor om hendes besøg i næste uge, skal din emnelinje læse noget som "Dit besøg." Forskning. Hvis du sender en e-mail til en forretningsforetagende, er det passende for dig at bruge hans eller hendes efternavn og titel. Foretag research og adresser modtageren korrekt. Virksomhedens præsident kunne enten henvendes som Mr. Taylor eller præsident Taylor. Stavekontrol. Brug af stavekontrol er vigtig, når du kommunikerer skriftligt. Når du sender en note fuld af fejl, kommunikerer den, at du er slurvet, eller at du ikke er opmærksom på detaljer. Forsøg altid at køre stavecheck, eller brug et program, der automatisk korrigerer. Og læs det derefter igen for at sikre dig, at de ord, du ville bruge, ikke blev automatisk korrigeret til noget andet. Korrekturlæst. Du skal tage de ekstra få sekunder eller minutter, der er nødvendige for at kunne udføre en hurtig korrekturlæsning af enhver e-mail, du planlægger at sende. Brug denne tid til at redigere akavede sætninger eller placere eventuelle manglende tegnsætningstegn. Se efter tone. Nogle gange kommer en e-mail muligvis forskellig fra, hvordan du havde til hensigt. Tonen i din e-mail er meget vigtig og er lige så vigtig som din besked. Da dette er en skriftlig kommunikation, skal du sørge for, at din tone er behagelig, og at det er en sand repræsentation af, hvad du vil sige. Husk, at din modtager ikke kan høre chuckle i din stemme eller se smilet på dit ansigt. Medmindre du ønsker at forudse alt hvad du skriver, skal du undgå ethvert sprog i e-mailen, der kan blive misforstået på nogen måde. Vær kort og sød. Prøv ikke at skrive en roman, når du e-mailer. De fleste mennesker ønsker virkelig ikke at læse så meget i en e-mail. Hvis e-mailen nødvendigvis er lang, kan du prøve at hjælpe modtageren med at fremhæve nøglekoncepter, bruge kuglepunkter eller sammenfatte emnet i indledningsafsnittet. Kommuniker godt. Du ønsker ikke at forvirre din læser, så tag dig tid til at være klar og kortfattet i din skrivning. Hvis du e-mailer en ven, kan du være mere afslappet i din skrivestil. Men hvis dette er erhvervskommunikation, skal du bruge korrekt grammatik og undgå at bruge symboler eller emoji, der får dig til at virke mindre professionel.
E-mail-kommunikation er meget populær. Tag dig tid til at engagere den gyldne regel, så kommer du langt mod at være en poleret netikettepro.
