FangXiaNuo / Getty Images
Arbejder du for et firma, der har hyppige møder? Spekulerer du nogensinde på, hvad du skal gøre, og hvad der betragtes som korrekt opførsel på disse sammenkomster? Frygter du at deltage i møderne, fordi du er bange for, at du muligvis begår en faux pas, der kan bringe din position eller dine muligheder for fremme videre i fare?
Typisk forbeholder ledere, teamledere eller virksomhedsledere retten til at indlede forretningsmøder, når de føler behov. Uanset om det regelmæssigt er planlagte arrangementer eller kaldes til et specifikt formål, skal alle tilstedeværende følge de rette forretningsetikette retningslinjer.
Leder
Før mødet er det vigtigt at have alt tilrettelagt, så du ikke spilder nogens dyrebare tid. Du vil have, at det skal køre så glat og tidsplan som muligt, men alligevel giver tid til spørgsmål og feedback, hvis det er muligt. Nøglen er at vise respekt for alle involverede.
Her er nogle anbefalede retningslinjer:
- Har en skriftlig dagsorden med en logisk sekvens og realistiske tider. Hvis tid og ressourcer tillader det, skal du sende kopier til alle, der vil deltage. Send en invitation til potentielle deltagere med så mange detaljer om mødet som muligt, herunder placering, starttid, hvad de skal medbringe og sluttid. Start med en venlig hilsen og fortæl alle, når det er okay at stille spørgsmål. Har vand på podiet eller foran rummet, og nipp det mellem emner, eller når en anden taler. Du behøver ikke at skrive din tale ordret, men du skal i det mindste har kuglepunkter i dine noter. Hvis du ikke gør det, kan det føre til, at du springer rundt fra et emne til et andet og mister oversigt over, hvad du har brug for at sige. Dette kan få dig til at spilde tid og lade de deltagende undre sig over punktet på mødet. Vær opmærksom på dine deltagendes kropssprog. Hvis du ser, at folk mister interessen, skal du pause og kontrollere dig selv for at sikre dig, at du ikke gentager information eller bruger for meget tid på noget, der ikke er relevant. Har et par anekdoter for at holde mødet interessant. Undgå dog at fortælle upassende vittigheder, der endda har et antydning af sexisme, racisme eller noget andet, der kan fornærme andre. Intet stjæle andres ideer og kalde dem dine egne. Giv altid andre æren for ideer og vellykkede opgaver. Mens det er okay at bevæge sig lidt, skal du ikke gå frem og tilbage over fronten af rummet. Dette får dig til at virke nervøs. Under spørgsmålet og svarperioden skal du være stille, indtil den, der spørger, er færdig, før du svarer. Hvis du ikke forstår spørgsmålet, skal du bede ham eller hende om at gentage det eller yderligere forklare forespørgslen. Hvis nogen forekommer vred eller fjendtlig, skal du holde din kølige og bede personen om at diskutere dette med dig på et senere tidspunkt.End mødet tidligt hvis det er muligt. Det er bedre for det at være kortere end at miste opmærksomheden fra de deltagende.
Deltagere
Alle, der er indkaldt til mødet, skal deltage, medmindre omstændighederne ikke tillader det. Hvis du ved om mødet på forhånd, kan du overveje at tage ekstra tid med din personlige pleje for at vise respekt for de vejleder, der deltager. Klæd dig passende på forretningsniveau.
Tips til mødemåde:
- Hvis du bliver bedt om at sende en bekræftelsesmeddelelse, skal du gøre det, så snart du går ind på mødet i din kalender. Vis op til tiden. Kom der et par minutter tidligt, hvis det er muligt. Kontroller din mobiltelefon, og sørg for, at den er tændt eller slukket. Du skal aldrig sende tekstbeskeder under et møde, medmindre lederen beder dig om at få en bestemt person. Hvis der serveres forfriskninger, er en drik acceptabel. Men medmindre alle andre spiser, skal du vente til efter at mødet er ovre for at få en snack. Hvis dette er et frokostmøde, skal du bringe din mad til bordet og spise den så roligt som muligt og uden at være opmærksom på dig selv. Må ikke chat eller udveksle noter med andre deltagere. Dette er meget forstyrrende og kan give indtryk af, at du ikke tager dit job alvorligt til at være nøje opmærksom på, hvad der diskuteres. Hvis du bliver opfordret, skal du svare så direkte som muligt. Når du ikke ved svaret, skal du undskylde og være ærlig. Intet svar er bedre end det forkerte. Efter mødet skal du takke højttaleren. Hold ikke i mødelokalet længere end nødvendigt. At hænge ud vil få dig til at virke inaktiv, og du vil ikke, at chefen skal tro, at du bruger mødet til at skjule dine pligter.
Møder i en restaurant
Undertiden kaldes der et frokostmøde, og det kan afholdes på en restaurant. Selvom dette er væk fra kontoret, skal du huske, at du stadig er på arbejde.
Yderligere mødetips til restaurantmøder:
- Glem aldrig dine bordsmetoder. Håndter uheld i måltidet med nåde og god manerer. Brug passende redskaber. Hvis du er i tvivl om, hvilken gaffel der følger med hvert kursus, skal du følge den person, der leder mødet. Hvis du er på en buffetrestaurant, skal du kende de rette manerer til at hjælpe dig selv. Følg de rette retningslinjer for at spise fingermad.
