Taxa / Portra-billeder / Getty-billeder
At forberede sig på at flytte et kontor eller en virksomhed kan være meget mere kompliceret end at flytte en husstand. Forberedelse er nøglen, og det er vigtigt at sikre, at alt på din liste er komplet. Brug denne hurtige tjekliste som en guide til at holde din virksomhed i gang.
Bestem en tidsramme og tidsplan
At bestemme din tidsramme skal være den første ting, du gør. Angiv den dato, hvor alle ting skal være ude af kontorlokalet, hvilket er din sidste udflytningsdato. Du har sandsynligvis brug for et par dage til rent faktisk at flytte ud, afhængigt af hvor meget du skal flytte. Arbejde bagud fra din udflytningsdato og lav en liste over alle de ting, du skal gøre, før lastbilerne ankommer.
Tildel opgaver og nedsæt et flytningsudvalg, hvis det er nødvendigt
Det er en god ide at involvere personale i flytningen tidligt. Et flytningsudvalg kan ikke kun hjælpe dig med at organisere og planlægge flytningen, men også hjælpe med at lette overgangen for resten af personalet. Lad udvalget gennemgå alle opgaver og tildele roller efter behov. Når farten går videre, skal du sandsynligvis tilføje opgaver til listen og sørge for at tildele opgaver også - der er bare for meget til at gøre det hele selv.
Opret en intern og ekstern kommunikationsplan
En intern kommunikationsplan sikrer, at medarbejderne holdes orienteret om flytteplanerne, mens en ekstern plan holder dine kunder og leverandører ajour om dine forretningsaktiviteter under flytningen, så du kan holde din virksomhed i drift under overgangen.
Ansæt bevægelser
Som ethvert træk tager det tid at ansætte gode flyttemænd og bør være en af de første opgaver på din liste. Få en medarbejder til at udvikle en liste over mindst fem flyttefirmaer, og sørg derefter for at undersøge dem grundigt, før du ansætter. Bestem budgettet, få tilbud, og sammenlign tjenester på tværs af flyttefirmaer for at beslutte, hvilken der skal ansættes.
Ansæt professionelle pakker
Hvis dit bevægelige budget kan støtte ansættelse af professionelle pakker, gør det. Dette vil spare dig og dine medarbejdere fra at skulle pakke kontorer, der er almindelige og ofte de mest vanskelige rum at pakke og flytte. Medarbejdere kan blive bedt om at pakke deres skriveborde eller kontorer, da det også giver personalet mulighed for at rydde op i deres rum og slippe af med ting, de ikke har brug for at flytte.
Opret en ny kontorplan og layout
Det er her dit flytteudvalg virkelig vil være nyttigt. Det er altid svært at flytte ind i et nyt rum, men når man skal finde ud af, hvor alt og alle går hen, tager det meget tid. Sørg for at vide, hvor hvert møbel placeres, og at hver medarbejder sidder. Jo mere detaljeret planen er, jo bedre.
Tal med dine nuværende leverandører
At flytte en virksomhed kan betyde at skifte tjenesteudbydere. Kontroller dine kontrakter, og vælg derefter, om du bliver hos dine nuværende leverandører, eller om du ser på at skifte. Du bliver nødt til at bestemme, hvad den nye plads kræver med hensyn til telefonlinjer og netværksinfrastruktur. Tal med din nye udlejer og leverandører for at sikre dig, at du ved, hvad den nye plads har brug for, så der ikke er et hul i tjenesten. For udstyr, som du leaser, skal du kontakte forhandleren for at underrette dem om flytningen og hvordan de bedst kan få deres udstyr til det nye sted.
Hold medarbejdere opdateret og informeret
Et træk kan være vanskeligt for medarbejderne. Det kan betyde en ændring i, hvordan de pendler, og om deres pendling nu er længere end før flytningen. Hvis du flytter til et mindre rum, skal personalet vide, hvordan kontorer vil blive tildelt, og hvordan deres nye plads ser ud. Medarbejderne skal informeres på hvert trin i processen. Prøv at holde en bevægelig tidsplan på køkkenopslagstavlen eller et andet fælles rum, så folk kan se, hvordan tingene skrider frem, og hvad der forventes af dem som ansatte.
