Epoxydude / Getty Images
At lære at administrere din mail er en overraskende skræmmende organisatorisk opgave, fordi du ikke bare kan visuelt organisere mail; er du nødt til at læse og røre ved hvert dokument for at arkivere eller kassere. Når det er sagt, er den bedste måde at starte at hoppe ind og gøre det nu.
-
Dump the Junk
TEK-BILLEDE / Getty-billeder
Reducer mængden af mail, du modtager ved at stoppe tilstrømningen af junk mail.
Afmeld abonnement på alle kataloger –– ja, alle sammen. Du kan allerede finde deres indhold online online. De fleste har fint med instruktioner til afmelding, eller du kan gøre det online. Ved at skære ned på den mængde uønsket post, du modtager, reduceres den tid, du bruger på at administrere din mail. Det er også godt for miljøet.
Når du har afmeldt alt, vil din postkasse være lykkelig fri for junk mail i et stykke tid, men den begynder langsomt at akkumuleres igen. Fortsæt med at fjerne dig selv fra postlister løbende, eller afsæt noget tid hvert halve år for at fjerne dit navn fra de lister, du er føjet til.
-
Planlæg det
Fancy / Veer / Corbis / Getty Images
De fleste mennesker sorterer via mail, mens de går i døren efter arbejde og stopper ofte i midten for at lægge frakken eller henlede opmærksomheden på hvad der er til middag. Modstå trangen til at administrere mail, indtil du har tid og opmærksomhed til at give til denne opgave. Her er hvorfor:
- Hvis du sorterer på din vej i døren, er chancerne for, at du ikke er parat til at administrere din mail på det tidspunkt. Du har brug for de rigtige værktøjer og opmærksomheden for at beslutte, hvordan du bruger eller kasserer hvert stykke. Rør aldrig ved et stykke papir mere end én gang, hvis du ikke behøver det. Dette er hvad der gør papirstyring så udmattende: Du skal læse det hver gang! Vent, indtil du er klar til at styre og kassere.
-
Brug de rigtige værktøjer
Foto / stipendiater
Har de rigtige værktøjer til rådighed til at kassere, genanvende eller svare på din mail. Dette inkluderer:
- ShredderRecycling binFiling-system og kalender
Har ikke din shredder og papirkurven i separate rum. De skal være ved siden af dig, mens du arbejder, så du kan tage handling med det samme. På denne måde har du ikke bunker med papir, der venter på at blive genbrugt og makuleret overalt i huset.
-
Opret et system
IPGGutenbergUKLtd / Getty Images
Der er tre slutspil for hvert stykke mail:
- Gør handling med mail, der har brug for opmærksomhed nu eller til sidst. Opdel det i yderligere kategorier som arkiv, svar, øjeblikkelig handling osv. Genbrug junk mail, der ikke har nogen værdi for dig og ingen identificerende oplysninger om det ud over dit navn Makul et nyt stykke mail, der har identificerende oplysninger om det ud over dit navn og adresse. Dette vil omfatte personnummer, fødselsdato, kreditkorttilbud med mere.
-
Bliv ved med det
Container Store
Nu hvor du har et system nede, skal du holde det op. Hvis du ikke har tid hver dag til at bruge til at sortere din mail, skal du placere den i en indbakke på dit skrivebord, i nærheden af din indgangsport eller i et hjørne på køkkenbordet. Planlæg at bruge tid en eller to gange om ugen til at sortere hvert post, så du ikke går glip af noget vigtigt.
