nirat / Getty Images
Bunker med papir er smertefulde, og det kan være et træk at styre et hjemmearkiveringssystem. Du skal dog hænge på nogle dokumenter, fordi du aldrig ved, hvornår du har brug for dem.
Hvor længe har du brug for at opbevare dine skatter, kvitteringer, kontoudtog og andre vigtige dokumenter? Hver type dokument er forskellig, så du vil være sikker på, at du beholder alt dit papirarbejde længe nok, før du fyrer op shredderne, selvom du tror, du er færdig med dem.
Vedligeholdelse af et brugbart hjemmearkiveringssystem
En nøgle til at oprette et brugbart hjemmearkiveringssystem er at begynde at skære ned på den mængde papir, du modtager. Det kan virkelig reducere den mængde papir, du skal makulere eller arkivere. Dette betyder at slippe af med junk mail, tilmelde dig e-regninger og ikke acceptere flyers, kuponer, du aldrig vil bruge, kataloger, du aldrig vil læse, eller andre ephemera, du har lyst til at være nødt til at hænge på, når du kender dig gør det virkelig ikke.
Det andet trin er at sikre dig, at du har et godt postadministrationssystem på plads. Jo mere effektivt du håndterer e-mailen, når den kommer ind, desto mindre ofte bliver du nødt til at lave en stor session med arkivering, makulering og genbrug.
Opret et elektronisk system
At slippe af med din papirarkivering ved at oprette et elektronisk arkiveringssystem sparer dig plads og befri dig for papirrør. I dag giver et elektronisk arkiveringssystem meget mening, fordi det er lettere end nogensinde.
For at komme i gang har du brug for en scanner og et sted at gemme dine filer: et mappesystem på en computer og en sikkerhedskopi i skyen samt en ekstern harddisk. Jo flere sikkerhedskopier du har - derhjemme og på stedet - jo mere forberedt er du på at grøft bunken med papirarbejde uden at bekymre dig om at miste noget vigtigt.
Konfigurer generelle mapper til forskellige typer dokumenter (f.eks. Husholdning, skat, auto, fødselsattest osv.) Du behøver ikke være for præcis med opbevaring af dokumenter, da elektroniske arkiveringssystemer kan søges.
Derefter skal du scanne hvert dokument og gemme det i en mappe i henhold til indholdet. Sørg for at give hver et unikt filnavn for at beskrive det, så det hurtigt kan findes via din computers søgefunktion. Tilføjelse af datoen i slutningen af filnavnet kan også hjælpe dig med at skelne den samme type dokument fra forskellige tidsperioder. For eksempel, i stedet for at kalde din utility bill utilitystatement.pdf, skal du navngive utilitystatement-Feb2019.pdf.
Der er også et antal tilgængelige apps, der kan hjælpe dig med hurtigt at optage og gemme en række dokumenter. Mange kan styres via din smartphone eller tablet, så du kan slippe af med papirarbejde (især kvitteringer), når du ikke er i nærheden af din hjemmecomputer.
Opbevarer kopier
Til dine vigtigste dokumenter rådgiver eksperter, at du opbevarer flere kopier. Det kan betyde, at du gemmer en kopi i din skyopbevaring og en anden på en harddisk. Det kan også betyde at opbevare en kopi i din elektroniske arkivering og en papirkopi i et brandsikkert pengeskab.
Dokumenter, der skal opbevares for evigt
Et antal dokumenter skal opbevares for evigt. Disse er de vigtigste, som du muligvis når som helst har brug for i fremtiden af forskellige årsager. At sikre, at de opbevares på et sikkert sted, og at en kopi er sikker, sparer dig meget tid, når det er nødvendigt.
- Akademiske optegnelser: eksamensbeviser, udskrifter og ethvert porteføljearbejde, der kan bruges i fremtiden, når du ansøger om et job. Adoptionspapirer DåbsattesterFødselsattester Døde certifikater: Kan være nødvendigt til skattemæssige formål. Driverens licenser Anvendelsesregister: Eventuelle klausuler, aftaler, disciplinærhandlinger og præstationsanmeldelser.Medicinske poster Militære posterPassportPensionerings- og pensionsregistreSocial Security cardsWills
Dokumenter, der skal gemmes i en bestemt periode
Forestil dig at have en levetid værd af kontoudtog og regninger, der er stablet på dit skrivebord. Efter endda kun et årti ville denne stabel sandsynligvis være uhyrligt stor. Der er mange typer dokumenter - for det meste økonomiske - som du skal opbevare i en bestemt periode, men ikke behøver at opbevare for evigt. Det kan være nødvendigt at henvise dem månedligt eller ugentligt i et stykke tid, så bliver de bare et andet stykke papir, der ligger rundt og skaber rod.
Den vanskelige del er at vide, hvornår du kan slippe af med disse typer poster. Der er ikke noget godt svar på alt, men anbefalede retningslinjer baseret på, hvad det er:
- Kontoutskrifter: En månedFaktorer: Et år for enhver skat eller garantirelateret; alle andre regninger skal makuleres, så snart de er betalt. Kreditkortsegninger: Makuleres straks, når de er betalt. Indtægter til forbedringer i hjemmet: Opbevar, indtil hjemmet er solgt. Investeringsregistre: Syv år efter, at du har lukket kontoen eller solgt sikkerheden. Lejeaftaler: Hold, indtil du er flyttet ud og har modtaget din indbetaling tilbage fra udlejer. Betalinger og betalingsstubber: Et år, eller indtil du har modtaget din W-2-opgørelse for det skatteår. Salg af kvitteringer: Behold for garantiens levetid for større indkøb såsom apparater og elektronik. For ting som dagligvarer og tøj skal du kun opbevare kvitteringen, indtil du ved, at det ikke er nødvendigt at returnere merchandise.Tax-dokumenter: Syv år, inklusive din arkivering og alle ledsagende dokumenter, såsom W-2'er og kvitteringer. Køretøjsposter: Hold, indtil båden, bilen eller motorcyklen er solgt.
Sådan slipper du af dokumenter
Makulering af dokumenter er den vigtigste måde at beskytte dig selv mod identitetstyveri. Som en generel regel er der visse dokumenter, der absolut bør makuleres. Dette inkluderer alt, der har kontonumre, fødselsdatoer, pigenavne, adgangskoder og pinkoder, underskrifter og personnummer.
Hvis dokumenter stadig er "aktive" - du er nødt til at holde fast i dem til reference - skal du placere dem i dit hjemmearkiveringssystem efter emne. Makul dem kun, når de ikke længere er i brug.
Hvilke dokumenter der skal makuleres
Når du er færdig med disse dokumenter og ikke længere har brug for dem, er du velkommen til at makulere dem:
- Pengeautomater Kvitteringer af banker Fødselsattest kopier Annullerede og ugyldige kontroller Kreditkortregninger Kreditrapporter Kørselslicenser (udløbet) Ansættelsesdokumenter, der har identificerende oplysningerUpired pass og visaInvesteringer kontonumre Juridiske dokumenter Investerings-, lager- og ejendomstransaktioner Emner med en underskrift (lejekontrakter, kontrakter, breve osv.) BagagemærkerMedicinsk og tandregisterPapirer med et socialsikkerhedsnummerPasswords eller PIN-numreBetalingskontrol Forud godkendte kreditkortansøgninger Modtagelser med kontrol af kontonumre, kreditkortnumre eller andre identificerende oplysningerTaxformularer Transkripter med identificerende information Rejseplaner Brugte flybilletter Billigbarhedsregninger (telefon, gas, elektrisk, vand, kabel-tv, internet osv.)
Alt andet - f.eks. Papirarbejde - kan du bare genbruge. Sørg for at have et fleksibelt arkiveringssystem oprettet, så du kan holde disse dokumenter i kontrol. Det er også en god ide at komme i vane med at gennemgå dine lagrede dokumenter regelmæssigt. Prøv at gøre dette, når du betaler regninger, arkiverer dine skatter eller tager dig af en lignende tilbagevendende opgave, så du ikke glemmer, og dine papirer bliver ude af hånden.
